個人情報漏洩防止・データ保護とクラウドサイン導入

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「健全な精神の企業の元に、健全な従業員は育つ」

その思いの元、弊社では第１３期を迎えるに際して、企業としての価値を高めるためにいくつかの取り組みを行ってきました。

前回の記事で書かせていただいた取り組みは主に、

・労務管理と福利厚生
・従業員の知識、経験の向上
・勤務体系の革新と情報共有

といった点での改革を掲げました。

今回は、タイトルの通り、上記３つに更に、

・情報の管理と保護
・契約業務の管理

という取り組みを始めましたのでご報告させていただきます。

個人情報漏洩防止の為に

従前の共有サーバーの設定では、比較的容易に個人情報を閲覧出来たり、ハッキングされたりといった可能性が否めませんでした。

今回、そもそもの社内サーバーのセキュリティ強化とアップデートと併せて、アカウント管理の厳格化とユーザー名変更、パスワードの変更、発行済みアカウントの整理を行い、外部からの侵入を最大限に阻止することに成功しました。

また、大切な個人情報や業務の機密事項の漏洩を防止するため、社内の連絡事項はすべて自社サーバーのシステムで行うようにし、従来あったような外部ＳＮＳやチャットツールによるやり取りを撤廃しました。

データ保護の為に

弊社では必要な情報を紛失することなく、迅速に閲覧、参照することが出来るよう、強化されたサーバーを導入しました。

これにより、超大容量のデータのバックアップをアナログ機器で２つ、更に厳重に警備されたクラウド上に１つ保有することにしました。

これにより賃貸借契約や賃貸管理委託契約に関する様々な契約書や付属書類などを厳重且つ安全に保管することが出来るようになりました。

同時進行している賃貸管理システムの強靭化と合わせて、よりフレキシブルな業務運営も可能にするため、引き続きこれは進めてまいります。

クラウドサインの導入

国が推し進める「ハンコ不要」の契約書類デジタル化政策。

弊社も契約書の管理、運用上、メリットがあると判断し、「ネット契約システム」を導入致します。

これにより、簡易な契約、取引先様との書類のやり取り、更に宅地建物取引業法にてらした上での「はんこレス」契約を検討し、進めてまいります。

管理の委託をいただいているオーナー様や入居（予定）者様、各仲介業者様、他取引業者様におかれましては、なるべく運用のしやすいスキームをご提供できるよう取り組んでまいりますのでどうぞご理解、ご協力くださいますよう宜しくお願い申し上げます。

賃貸管理会社の一句

『表面を　取り繕うより　企業なら　今は体質　見せる時代だ。』

「属人主義」になることなく、企業として「属地主義」「属社主義」を徹底していく。

冒頭に書いた「健全な精神の企業の元に、健全な従業員は育つ」と同様に、「健全な従業員は、良質なサービスを提供出来る。」と考え、これからも真摯・真剣・真面目に取り組んでまいります。

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それではご連絡、ご依頼お待ちしております。

弊社では全社員が宅地建物取引士の有資格者です。
また、不動産コンサルティングマスターや、住宅ローンアドバイザー、賃貸不動産経営管理士などの有資格者が賃貸・売買問わず、お部屋探し・賃貸管理のお手伝いをさせていただきます。

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